SAE Digital: una solución del AIEP del Futuro

14-07-2020

La iniciativa ya está presente en todas las sedes para dar apoyo a los estudiantes de forma virtual.

Es la experiencia más cercana a ser atendido presencialmente en una oficina que se puede tener. Nos referimos al SAE Digital, una iniciativa que captó el interés de las sedes a nivel nacional como una solución rápida y eficaz bajo el contexto de pandemia.

La puerta de la sala se abre con apenas un clic. Una vez dentro, un moderador recibe a Paola, estudiante de tercer año de Técnico Jurídico que se encuentra en pleno proceso de titulación. “Hola, Paola, ¿cómo estás?”, comienza hablando el moderador, “¿en qué te podemos ayudar?”.

Entonces ella le explica las dudas que tiene sobre su proceso de titulación. Mientras tanto, otros tres estudiantes permanecen en esa Sala de Espera, aguardando por su turno desde casa.

Es ahí cuando el moderador, en vez de indicarle un pasillo como ocurriría en la sede, la “teletransporta” a una sala virtual. Paola ahora está en la sala de su jefe de Escuela, quien la espera para resolver sus dudas.

UNA INICIATIVA ORIGINADA EN AIEP PUERTO MONTT

A mediados de marzo, y luego que fueran decretadas las medidas de prevención sanitarias por la llegada del covid-19 a nuestro país, las subdirectoras académicas de AIEP Puerto Montt, Aracelli Zamora y Pamela Prado, se vieron en la necesidad de encontrar un medio a través del cual dar la bienvenida a los estudiantes nuevos de la sede.

“Ahí se nos ocurrió hacerlo a través de la plataforma que ya teníamos”, explica Aracelli, refiriéndose a un software que hasta este año era utilizado exclusivamente con fines académicos.

Y la inducción, en palabras del director ejecutivo de la sede, Hernán Molinari, fue un éxito. “Al enterarme de ello les propuse, tanto a Pamela como a Araceli, que recreáramos la sede en digitalmente y ellas me siguieron en esta locura”, explica.

Una locura que, a través de la creación de subsalas dentro del software, comenzó con tres oficinas. “Hoy día ya existen 14 oficinas digitales”, señala Aracelli. “Vimos que era una solución para los requerimientos de los estudiantes que evitaba el ‘pinponeo’ de correos”, agrega.

A esto se sumaron cada una de las áreas de la sede, como los docentes, jefes de escuela y coordinadores de especialidad, con tal de poder dar atención y solución a las dudas de los estudiantes durante horarios específicos, donde eran recibidos por colaboradores que asumieron el rol de moderadores.

UNA IDEA DE ALCANCE NACIONAL


“Dado que fue muy positiva la experiencia por parte de los estudiantes, decidimos implementarlo a nivel nacional”, cuenta el director nacional de sedes, Humberto Paredes. Y es que con los resultados que entregaban las encuestas de salida aplicadas por AIEP Puerto Montt a los estudiantes, se pudo constatar que la gran mayoría de ellos percibía el servicio como una instancia cercana y afable que les entregaba soluciones inmediatas.

Con estos datos, Humberto y su par, Eduardo Estrada, también director nacional de sedes, le propusieron al director ejecutivo de Puerto Montt presentar el proyecto durante la reunión periódica que se realiza con sus pares a nivel nacional. “Porque el proyecto no tiene límites, cada día se le agregan más cosas”, señala Eduardo.

Fue así cómo el SAE Digital se planteó como un canal complementario al Asistente Virtual, a los módulos de autoatención y a la intranet. "Le pedí a Hernán Molinari que lo presentara en reunión a sus colegas (los directores ejecutivos) y fue tan buena la recepción por parte de ellos, que la opinión fue unánime para extender este servicio a nivel nacional", asegura Humberto Paredes. Por su parte, Eduardo Estrada señala que la idea era que “esto llegara como un nuevo canal para los estudiantes, para que las dudas que no podían resolver en esos canales, las pudieran resolver aquí”.

GENERAR CONFIANZA

Este fue el puntapié inicial para que todas las sedes a nivel nacional comenzaran a construir sus oficinas digitales, dando forma a este servicio, capacitando a todos los colaboradores que participarían, quienes, en más de una oportunidad, manifestaron cierta desconfianza con este nuevo servicio.

“Como ocurre con toda propuesta nueva”, explica Aracelli Zamora, quien estuvo a cargo también de capacitar a los moderadores de cada sede, proceso que se realizó durante abril. “Hubo un poco de resistencia al cambio, que no fuera a dar resultado, además la ansiedad que podían sentir otros colaboradores que no tenían experiencia con la plataforma".

Esta capacitación también buscó fortalecer los conocimientos técnicos de los colaboradores para poder dar una atención adecuada al estudiante, etapa que estuvo a cargo del subdirector de tecnología educativa, Jose Luis Cárcamo. Y ambos procesos de capacitación han dado resultados.

Si tuviérmos que evaluar el servicio de 1 a 7, definitivamente un siete”, señala Claudio Lizama, estudiante de tercer año de Ingenieria en Prevención de Riesgos en AIEP Puerto Montt, quien, en su rol de delegado de curso, ha debido recurrir al SAE Digital en más de una oportunidad. “Es bastante simple la plataforma, bastante amigable para poder ingresar, ha funcionado súper bien”, asegura.

Por su parte, Claudio Santibáñez, de tercer año de TENS con mención en Instrumentos Quirúrgicos de la misma sede, asegura que “no tenía muchas expectativas, pero las vías de comunicación fueron y son bastante explícitas y resolutivas”, asegura, agregando que, gracias a la plataforma, la comunicación con la sede se ha hecho mucho más fácil.

“Es una página en la que puedo resolver preguntas, temores, si tengo problemas con algún ramo, así que en realidad es una súper buena opción que tenemos como AIEP”, agrega.

DESPUÉS DE LA PANDEMIA

Pero ¿qué pasará con esta plataforma una vez que superemos el estado de pandemia? “Esto permanece”, afirma Hernán Molinari, “porque hay muchos procesos que son más eficientes en esta modalidad, por ejemplo, ¿qué pasa cuando se enferma un colaborador? Ahora se puede prestar apoyo entre sedes ‘hermanas’ ¡ganamos todos!”.

Por su parte, Aracelli Zamora apoya esta idea pensando en el caso de los estudiantes vespertinos que, en muchos de los casos, pasan muy poco tiempo en las sedes. “[Ellos] salen del trabajo y llegan directo a clases, a las nueve o a las diez de la noche. Además, a esa hora, la mayoría de los ejecutivos de las áreas ya no están”.

Mientras que Yaimara Delgado, asistente DAE, ve la plataforma como una solución permanente para estudiantes que viven en ciudades distintas a donde estudian, situación que se replica a nivel nacional. “Aquí en AIEP Antofagasta vienen hartos estudiantes de Tocopilla, Mejillones o Taltal, zonas muy lejanas, así como estudiantes que trabajan en turnos siete por siete en minería”, explica, “y a veces es algo muy puntual, una consulta de cinco minutos que se podría resolver por el SAE Digital”

“Y te puedes conectar desde donde se tenga mejor conexión, ya sea vía celular o vía PC”, agrega Claudio Lizama, mientras que Claudio Santibáñez destaca la plataforma debido al amplio abanico de posibilidades que posee. “Hoy existe la posibilidad de responder cualquier duda, no solo tenemos oficinas de becas y otras áreas, sino que también horario de atención docente y eso es un bonus track”, asegura.

En esa línea, el director nacional de sedes, Eduardo Estrada, señala por su parte que, lo más probable, es que “al SAE Digital se le van a ir agregando más productos. Esto no se acaba, no tiene ninguna limitación y, por lo tanto, tiene mucho futuro”. Mientras que Humberto Paredes asegura que la plataforma significó “adelantarnos varios años en el uso de herramientas digitales, como un canal adicional a los vigentes”.

UN TRABAJO COLABORATIVO

Para Humberto Paredes, esto solo se hizo posible gracias a la motivación demostrada por todos quienes participaron de la iniciativa. “El impulso que han puesto las 23 sedes aquí fue súper motivante y, finalmente, el proyecto es de las sedes y estamos súper contentos que haya nacido ahí” asegura. “Porque AIEP lo construyen las personas”, agrega Eduardo Estrada, “es importante destacar ese cariño que tiene la gente por su lugar de trabajo”.

Esto ha permitido, también, que el clima laboral mejore. Según los datos que maneja la sede, en AIEP Puerto Montt la eficiencia del área de Finanzas, por ejemplo, ha aumentado en un 35%, estadística que refleja lo positivo de una iniciativa construida con la fuerza de todos y todas.


Las posibilidades que ofrece el SAE Digital y las problemáticas que llega a solucionar, dan para pensar que el día de mañana, concebir nuestra institución sin un servicio como este, es imposible. “Esto no desaparece, es parte del futuro”, sentencia Hernán. “Y es un trabajo colaborativo”, agrega Aracelli, “el trabajo en equipo fue parte fundamental para tener este éxito”.



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